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Pro Zweigstelle ist ein Benutzerkonto (für Mitarbeiter) eingerichtet, unter dessen Kennung in der jeweiligen Zweigstelle gearbeitet werden muss.
Die Kennung entspricht dem Zweigstellenkürzel.
Das Konto SYS ist für den Import reserviert, darüber darf keine Anmeldung am Client oder im Service-Modul erfolgen!

Für Alephino-Vertretungen wurde das Konto VERTRETUNG eingerichtet.

zweigstellenspezifische (Heimatzweigstelle des Nutzers) Einstellungen:

Ausleihe / Exemplare (alles, mit Ausnahme der Sammellöschungen)
Erwerbung
Zeitschriftenverwaltung
Statistik
Setup-Services: Einrichten Zweigstellen
Setup-Services: Bibliotheksadressen
Setup-Services: Benutzer - hier müssen die Berechtigungen für die einzelnen Mitarbeiter/Zweigstellen eingetragen werden
Setup-Services: Ausleihparameter (Ausleihkalender nur mit Admin-Zugang, teilw. vom Benutzer des Clients abhängig - Mahnungen)
Ausleihkalender: je eigene Einstellungen für alle 3 Zweigstellen
Exemplarbezogene Berechtigungen: Ausleihen, Vormerken, Verlängern, Magazinbestellung
für BIRK und LKZB gleich, EHLB und SD-Bibliotheken: für Status ## und ig fehlt die Berechtigung für "freies Exemplar vormerken"
Benutzerbezogene Berechtigungen: Ausleihen, Vormerken, Verlängern, Magazinbestellung
Einstellungen für EHLB, BIRK und LKZB wurden angeglichen
Fristen allgemein: Leihfristen, Verlängerungsfristen (Kalendertage)
für BIRK und LKZB gleich , EHLB: für zs sind Fristen gesetzt
Fristen exemplarbezogen: Bereitstellungszeitraum (Kalendertage)
gleiche Einstellungen für alle Zweigstellen, Bereitstellungszeitraum: Schließtage werden mitgezählt!
Fristen benutzerbezogen: Ausweisgültigkeit (Kalendertage)
gleiche Einstellungen für alle Zweigstellen
Limits: Verlängerungslimit, Gebührenlimit
Einstellungen für EHLB, BIRK und LKZB wurden angeglichen, Verlängerungslimit=2, Gebührenlimit für Gruppen 21,23-25 10 Euro. Die Einstellungen werden nicht rückwirkend aktiv.
Mahnungen: Mahnparameter der Zweigstellen EHLB/SD unterscheiden sich von den Zweigstellen BIRK/LKZB
Gruppen 21-25 sind jetzt mit der Gebühren der EHLB auch für die Zweigstellen BIRK und LKZB eingetragen, allerdings ohne Berücksichtigung des Exemplarstatus, da nur Medien betroffen sind, die direkt in Möhringen oder Birkach ausgeliehen werden.
Bei den Mahnungen und Fälligkeitsbenachrichtigungen berechnet sich die Frist nach den Öffnungstagen, die über den Ausleihkalender festgelegt wurden.
Maßgeblich ist der Ausleihkalender der Zweigstelle, in der die Ausleihverbuchung erfolgt (Anmeldung auf dem Client). Der erste Tag nach Ablauf der Leihfrist zählt dabei noch nicht.
Es werden die Mahnparameter der Zweigstelle übernommen, in der ein Medium ausgeliehen wird (korrekte Anmeldung des Clients vorausgesetzt).
Gebühren (ohne Mahngebühren!) "Gebühren allgemein", "Gebühren benutzerbezogen" der Zweigstelle EHLB/SD unterscheiden sich von den Zweigstellen BIRK/LKZB

zweigstellenunabhängige Einstellungen:

Administration
Ausleihe / Exemplare: Sammellöschungen Exemplare / Benutzer
Batch-Dienste
Setup-Services: Nummernvergabe Poolkürzel (s. Tabelle oben z.B. LKZB=O)
Setup-Services: Tabellen
Tabelle Benutzerstatus
Tabelle Exemplarstatus
Soll der Exemplarstatus auch als Ausleihstatus angezeigt werden (z.B. "Beim Buchbinder"), sind Einträge in den u.g. Dateien erforderlich. Sonst wird als Ausleihstatus "Verfügbar" bzw. "Ausgeliehen" angezeigt.
Exemplarstatus - Ausleihstatus vereinheitlichen:
Datei ../etc/mablist.ext
Abschnitte: (mexlock), (mexslock)
Neustart des Servers erforderlich
Benutzerliste erzeugen
benutzerdefinierte Liste, Ausgabeformat "BORLIST"
Löschlauf Benutzer nur nach "Anzahl Tage seit letzter Aktivität" zu steuern.
Benutzer mit aktiven Verbuchungen, Vormerkungen oder offenen Gebühren bleiben erhalten.
-> automatische Löschläufe können daher nicht durchgeführt werden, da sonst auch viele Pfarrer aus dem System fallen
statt dessen: Löschläufe Benutzer
Löschen ungültiger Vormerkungen und Bereitstellungen
"Löschbenachrichtigung erzeugen" anhaken. Es werden alle Vormerkungen/Bereitstellungen gelöscht, die die gewählte Zweigstelle als Abholort enthalten, unabhängig von der Zweigstelle des Exemplars.
Über den Task-Manager kann die Datei "holdclr" eingesehen bzw. verschickt werden.

Tägliche Arbeiten im Service-Modul

Fälligkeitsbenachrichtigungen:
Ausleihe / Exemplare -> Mahnungen -> Fälligkeitsbenachrichtigung
Tage bis Fälligkeit: 3, Filtertyp: genau, Benutzergruppe: beliebig, Benutzerstatus: einschließen, Zweigstelle: LKZB -> Start
Mahnlauf:
Ausleihe/Exemplare -> Mahnlauf -> Mahnlauf starten.
Löschen ungültiger Vormerkungen und Bereitstellungen
Vormerkliste:
Batch-Dienste -> Benutzerdefinierte Listen -> Erzeugen Liste
Stammdatei: Vormerkungen, Auswahlkriterium: idn=1 < *, Zweigstelle: *, Filtern nach: 210=LKZB, Filterkriterium: „einschließen“, Ausgabeformat: HOLDLIST, Formattyp: HTML-Tabelle -> Start
Liste der ungültigen Vormerkungen und Bereitstellungen des Abholorts LKZB nachmittags erzeugen
Batch-Dienste -> Benutzerdefinierte Listen -> Erzeugen Liste
Stammdatei: Vormerkungen, Auswahlkriterium: idn=1 < *, Zweigstelle: *, Filtern nach: 206=LKZB AND 106=YYYMMDD (aktuelles Datum), Filterkriterium: „einschließen“, Ausgabeformat: HOLDLIST, Formattyp: HTML-Tabelle -> Start
oder (für alle Zweigstellen):
Batch-Dienste ->Suchanfrage
Stammdatei: Vormerkungen, Abfrage: Ablaufdatum Bereitstellungen -> Datum eintragen YYYYMMDD (aktuelles Datum) -> Start
RUN_PSI Skripte überprüfen:
Die Skripte zur Ergänzung der PIN-Codes (Passwörter) für Gruppe 21 und zur Ergänzung der Zweigstellenberechtigungen werden jeden Abend ausgeführt. Am nächsten Tag müssen sie auf Fehlermeldungen kontrolliert werden.
Administration -> Zeigen Logbuch -> RUN_PSI -> beide Logfiles aufrufen
- Skript zur Ergänzung der PIN-Codes für Gruppe 21 -> Bisher gab es nie Fehlermeldungen.
- Skript zur Ergänzung der Zweigstellenberechtigungen
Fehlermeldung „Keine gültige Berechtigung für Home-Library“ erscheint, wenn beim Anlegen eines Benutzers der Benutzerstatus vergessen wurde, Benutzernummer wird angezeigt.
-> Benutzerstatus im Ausleihmodul anlegen, am nächsten Tag sollte die Fehlermeldung nicht mehr erscheinen.

Löschen von Benutzern

Ausleihe/Exemplare -> Sammellöschungen -> Benutzer
Mit Ausführen dieser Funktion werden Benutzer, deren Ausweise abgelaufen sind oder bei denen das Datum der letzten Aktivität die angebene Anzahl an Tagen zurückliegt, inkl. ihrer Zweigstellenberechtigungen und Adressen gelöscht!
Damit nur Benutzer gelöscht werden, deren Ausweise abgelaufen sind, geben Sie bitte bei "Anzahl Tage seit letzter Aktivität" z.B. 1000 Tage ein.
Benutzer mit aktiven Verbuchungen, Vormerkungen oder offenen Gebühren bleiben erhalten.
Gegenbeispiel: A11101490B (Ausweis noch gültig, letzte Aktivität 28.10.2015)
Ausweise mit Gültigkeit 00.00.0000 bleiben ebenfalls erhalten.

Löschen von leeren Gebührensätzen

Web-Services -> Exemplare / Ausleihe -> Gebühren -> löschen Gebühren
Mit dieser Funktion können Sie Gebührensätze, die den Status "bezahlt" oder "erlassen" haben, löschen und sie somit aus den Gebührenkonten der Benutzer entfernen (z.B. wenn die Benutzersätze gelöscht werden sollen).
Gelöscht werden bezahlte oder erlassene Gebührensätze, die älter als 2 Jahre sind -> Älter als 730 Tage
Dadurch soll sicher gestellt werden, dass nur verjährte Gebühren gelöscht werden, da Gebühren der LKZB als bezahlt markiert werden, wenn der Vorgang an die Kasse weitergeleitet wird.
Der Löschlauf erfolgt pro Ausleihzweigstelle und muss ggf. mehrfach durchgeführt werden (bis im Protokoll "0 Saetze geloescht" erscheint)

Zusatzprogramme Batch-Services unter "Batch Kommando"

automatische Ergänzung von Status und Zweigstellenberechtigung für neu angelegte Benutzer (Programm läuft täglich automatisch)
run_psi script=../etc/completeperm.psi save=N
automatische Ergänzung PIN-Code (6-stellig), wenn nicht vergeben (Programm läuft täglich automatisch)
run_psi script=../etc/fillpin.psi save=N
Erzeugung einer Liste mit den Spalten Name, Vorname und E-Mail-Adresse (für Newsletter Fr. Fritz)
run_psi script=../etc/exportmail.psi STATUS=15
Umwandlung der Matrikelnummern in Alephino-Identnummern für die Funktion "Sammellöschung Benutzer"
- Excel-Tabelle kommt von der EHLB, Spalte "Matrikelnummer" in Textdatei kopieren und als „matrikelnr.txt“ abspeichern und an Hrn. Bast weiterleiten
- Die Matrikelnummern-Liste wird als Datei „matrikelnr.txt“ im Alephino-Verzeichnis data erwartet
- Batch-Kommando: run_psi script=../etc/matrikel2idn.psi
- Ausleihe/Exemplare: Sammellöschungen -> Benutzer
*Anzahl Tage: -
dieses "-" ist wichtig, damit auch Nutzer, deren Ablaufdatum noch nicht erreicht ist, berücksichtigt werden
*Löschfunktion: von Liste
*Listen-Datei: loeschben.txt
*Ausführliche Meldungen anhaken

Zusatzprogramm Statistik

Ausleihzähler pro Exemplar
SCRIPT=../etc/auslstat.psi SAVE=Y