• Anzeigen
• Bearbeiten
• Versionen
• Anhängen
• Druckansicht

Mahnungen

zurück zu Alephino50

Mahnungen und Nutzergruppen

• Wird ein Nutzer einer neuen Nutzergruppe zugeordnet, so bleiben die Mahngebühren der alten Gruppe für alle Ausleihen bestehen, die zu einem Zeitpunkt vor der Änderung getätigt wurden.
• Wird die alte Nutzergruppe gelöscht, werden die Mahngebühren für alle Ausleihen, die unter der nicht mehr vorhandenen Nutzergruppe getätigt wurden, nach Exemplarstatus/Benutzerstatus ## berechnet.

Mahnungen und Zweigstellen

• Der Begriff „Benutzer“ hat in Alephino zwei Bedeutungen, einmal Bibliotheksbenutzer und einmal Mitarbeiter oder User, z.B. LKZB.
• In Alephino gibt es für jede Zweigstelle einen Benutzer (User, Mitarbeiter), unter dem man sich am Client anmeldet. Die am häufigsten verwendeten sind BIRK, EHLB, LKZB und SYS.
• Welcher User aktiv ist, kann man im Alephino-Client erkennen, indem man rechts unten mit der rechten Maustaste auf den kleinen Schlüssel klickt.
  Dort steht der Name des Users, beispielsweise für die LKZB: „Profil: default – User: LKZB“.
• Dieser User bestimmt, unter welcher Zweigstelle das Medium verbucht wird, und damit auch von welcher Zweigstelle die Mahnung erstellt wird.
• Auch die Gebühren richten sich nach der Gebührentafel der Zweigstelle, durch die das Medium verbucht wurde.
• Daher muss man in der Ausleihe und beim Zeitschriftenumlauf immer über den Client der eigenen Zweigstelle angemeldet sein, sonst funktionieren die Mahnläufe nicht richtig.
• Verlängerung bei Mahnstufe 0
  "Wenn der Benutzer die Frist überzogen hat, aber noch keine Mahnung erhalten hat, kann er verlängern. Erst nachdem er eine Mahnung für das Medium erhalten hat, ist eine Verlängerung nicht mehr möglich.

Mahnungen und Rechnungen

• Alle Zweigstellen mahnen täglich, Birkach überprüft stichprobenartig. Birkach und OKR mahnen getrennt. Frau Fritz und Frau Konstanzer bilden jedoch ein Tandem bei der Vertretung.
• Fristen sind einheitlich geregelt und im Service-Modul angeglichen.
• Vorbestellungen mahnen: Vorbestellungen werden im normalen Mahnlauf mitgemahnt, für (dringende) Vorbestellungen kann über "Rückrufe" eine Mail erzeugt werden:
  Individuell handhaben, Rückgabedatum eintragen.
• Wenn möglich erhält der Benutzer die Rechnung per E-Mail. Nur da, wo keine Adresse vorliegt, erfolgt ein Ausdruck. Den Mahnungen werden keine Rechnungen beigelegt. Im ersten Vierteljahr erhalten die Birkacher Benutzer ihre Rechnungen als Brief mit einem speziellen Anschreiben und dem Hinweis auf die Benutzungs- und Gebührenordnung.
• Nach der 3. Mahnung wird der Benutzer gesperrt. Dies ist ab da, wo keine automatische Mahnung mehr erstellt wird. Also: Ausdruck kontrollieren, welche Bücher doch im Regal stehen, Mahnlauf starten und Benutzer, die nicht automatisch gemahnt werden, sperren. (Dies müssten alle diejenigen sein, deren Anzahl beim Mahnungszähler 5 und höher beträgt). Dann Rechnung über nicht zurückgegebene Bücher erstellen und alles an die Kasse schicken (s.unten)
• Rechnungen werden künftig vierteljährlich erstellt, am besten im Wechsel von Frau Konstanzer und Frau Fritz. Inhalt nur noch:

• Im Rechnungsschreiben steht: Auf Anfrage kann eine differenzierte Aufstellung gegeben werden.
• Gebühren: Erlassgrenze bei geringfügigen Gebühren: 3€-Grenze, Beträge darunter benutzerabhängig nach 2 Jahren löschen, Überprüfung bei jeder Rechnungsstellung - Kolleginnen an der Auskunft informieren!
• Im Benutzerkonto können auch Ausdrucke aus der Gebührenhistorie gemacht werde, bzw. von hier kann man die differenzierten Angaben erhalten.
• Damit noch deutlicher wird, wo welche Gebühren angefallen sind, schreiben wir bei allen von Hand eingetragenen Gebühren (Porto, Kopie ...) in das Feld Beschreibung das jeweilige Zweigstellenkürzel BIRK oder LKZB.
• Bei jeder neuen Gebühr erscheint automatisch das Zweigstellenkürzel - so kann man auch sehen, wo die Gebühr angefallen ist.
• Einheitliches Rechnungsformular Birkach / OKR: Birkach erhält die OKR-Briefkopfbögen
• Einheitliche Nummerierung der Rechnungen: die OKR-Nummerierung kann bleiben - Birkach öffnet die Vorlage aus dem öffentlichen Ordner ebenfalls und die Rechnungsnummer wird einfach hochgezählt.
• Rechnungen werden nur im Öffentlichen Ordner abgelegt. Pfad: Ausleihe-Rechnungen-Rechnungen 2014 - ein Ausdruck für die Ablage ist nicht nötig.
• Die Rechnung wird zwei Mal ausgedruckt: eine Kopie benötigt die Kasse und das Original auf Originalpapier geht an den Benutzer. Dazu benötigt die Kasse eine Einnahme-Anordnung. Zu finden ist sie im Öffentlichen Ordner Ausleihe-Rechnungen.
• 1. Rechnungslegung am 1.7.2014 gemeinsam von Frau Fritz und Frau Konstanzer in Birkach erstellen.