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HIS-Dubletten

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Ansprechpartner EHLB:

• Stellv. Kanzlerin und Bereichsleiterin Personal und zentrale Einrichtungen: Diana Zanker, 07141 9745-204, d.zanker@eh-ludwigsburg.de
• Leiterin Studierendenservice: Christina Rais, 07141/9745224, c.rais@eh-ludwigsburg.de
• HIS: (Nadja Kornher, 07141 9745-257, N.Kornher@eh-ludwigsburg.de) Fr. Duck

Schnittstelle am 8.6.2018 wieder aktiviert

Vorgehensweise in Alephino:

Vor jeder Ausleihe den Ausweis einlesen und nachsehen, ob die Ausweisnummer dem Benutzer auch zugeordnet ist.

1. Dubletten bei den Ausweisnummern, Ausweisnummer stimmt nicht mit Benutzernummer überein

• Ursache 1: Tippfehler in HIS
  Die Nummer, die auf dem Ausweis steht, ist korrekt. In HIS werden die Nummern händisch eingetragen, dabei kann es zu Tippfehlern kommen.
  -> Beide Ausweise müssen in Alephino kontrolliert werden, die Daten in Alephino und HIS an den Ausweis angepasst werden.
• Ursache 2: Ausweise dublett
  Dieselbe Nummer steht auf zwei Ausweisen, kann in Einzelfällen noch vorkommen.
  -> Beide Ausweise müssen in Alephino kontrolliert werden. Einer der Ausweise muss neu erstellt werden.

2. Kein Zugriff auf das Alephino-Nutzerkonto durch die Bibliotheksmitarbeiterinnen (Client)

• Ursache: fehlgeschlagener Import aus HIS
  -> neue Datensätze müssen von Hand angelegt werden, da es derzeit keinen Import aus HIS gibt.
  -> Erfassen der Matrikelnummer in Alephino nicht vergessen

3. Kein Zugriff auf das Alephino-Nutzerkonto über den OPAC

Nutzer im Alephino-Client aufrufen

• Ursache 1: Nutzer vorhanden, Ausweisnummer doppelt vergeben, PIN wurde beim Import nicht überschrieben.
  -> PIN muss im Alephino-Client im Nutzersatz geändert werden, dabei auch Zweigstellenberechtigungen prüfen und ggf. korrigieren
• Ursache 2: Nutzer vorhanden, Nutzer hatte schon vor dem 25.10. einen neuen A3-Ausweis, in Alephino ist jedoch noch die alte Ausweisnummer hinterlegt
  -> Ausweisnummer einlesen, um zu sehen, ob es sich um eine Dublette handelt. Anschließend Benutzerdaten aufrufen und Ausweisnummern ändern.
• Ursache 3: Nutzer nicht vorhanden, Nutzerdaten wurden nicht aus HIS importiert
  -> Benutzer muss neu angelegt werden
  -> Erfassen der Matrikelnummer in Alephino nicht vergessen

4. Kein Zugriff auf die E-Ressourcen über HAN, keine Aufsatzbestellung über Hermes möglich

Nutzer im Alephino-Client aufrufen

• Ursache 1: Ausweisnummer doppelt vergeben, PIN wird beim Import nicht überschrieben.
  -> PIN in Alephino korrigieren
• Ursache 2: Tippfehler beim Eingeben der PIN in Alephino
  -> PIN in Alephino korrigieren
• Ursache 3: Nutzer nicht vorhanden, fehlgeschlagener Import aus HIS
  -> Benutzer muss neu angelegt werden
  -> Erfassen der Matrikelnummer in Alephino nicht vergessen

Zugriff auf E-Ressourcen ist erst einen Tag nach der Änderung in Alephino möglich.
Wenn Bibliotheksnutzer am Folgetag der Änderungen in Alephino nicht auf HAN oder Hermes zugreifen können, bitte Fr. Steil per Mail benachrichtigen (Name und Benutzernummer)

5. Import der Daten aus HIS - Adressänderungen

• Der Import kann erst wieder aufgenommen werden, wenn sicher gestellt ist, dass keine dubletten Ausweisnummern mehr in HIS vh. sind.
  D.h. weder neue Nutzer noch Adress- oder Namensänderungen werden importiert

6. Vergabe neuer Ausweisnummern für die betroffenen Erstsemester durch die EH

• Die betroffenen Erstsemester (A11105...-Ausweise) erhielten neue Chipkartennummern in HIS, die mit A3...... beginnen.
• Die Ausweisnummern wurden in Alephino korrigiert, sofern die Ausweise am 25.10. noch beim Studiservice lagen.
• Für alle Studierenden, die ihre neuen Ausweise bereits abgeholt haben, muss die Nummer korrigiert werden, wenn die Stud. in der Bibliothek erscheinen. Passwort und Zweigstellenbenachrichtigungen wurden bereits korrigiert.
• Diese Ausweise wurden auch wieder entsperrt.

7. PH-Studierende / Externe

• Die alten Blankoausweise können weiter ausgegeben werden, ohne die Ausgabe schriftlich festzuhalten.
• Ausweisnummer einlesen und unbedingt nachsehen auf wen das Alephino-Nutzerkonto angelegt ist.
  1. auf die Person, die vor einem steht
  -> normale Ausleihe
  2. auf eine andere Person
  -> Ausweis einziehen und vernichten
  -> Ausweis kostenlos gegen einen neuen austauschen und ein neues Benutzerkonto anlegen
• Die Notizen "10€ Pfand..." wurden aus den dubletten Datensätzen gelöscht.

Ausweisproblematik EHLB

Studierende der EHLB konnten bei Schulungen nicht auf ihr Nutzerkonto in Alephino bzw. die E-Ressourcen über HAN zugreifen. Nutzerdaten sind aus Alephino „verschwunden“. Die Ursachen dafür sind vielfältig, die Fehleranalyse ist aufwändig.

1. Ausweisnummern doppelt vergeben

• Nummern aus dem Nummernkreis „A11105001B bis A11105135B“ für Bibliotheksausweise wurden doppelt vergeben.
  Früher waren Blankoausweise mit diesen Nummern in der Bibliothek für die Nutzergruppen 24 – 25 vorhanden, nicht alle Ausweise wurden ausgegeben.
  Jetzt wurden diese Nummern über HIS neu vergeben.
  1. War eine Nutzer (Gr. 24/25) mit einer dieser Ausweisnummern in Alephino vorhanden, so wurden die Nutzerdaten (Name, Geburtsdatum, Adressdaten) beim Import aus HIS überschrieben, was den Importeinstellungen entspricht.
  In diesem Fall wurden jedoch weder das Passwort noch die Zweigstellenberechtigungen für LKZB/BIRK überschrieben.
  2. War die Ausweisnummer noch frei, so wurde ein neuer Datensatz in Alephino angelegt.
• Der Fehler war am 19.10. noch nicht behoben, auch neue Ausweisnummern (A3...) wurden teilweise doppelt vergeben.
• Neue Ausweise, die aufgrund der Dubletten ausgegeben wurden (A3..). -> Telefonat mit Firma Schomäcker am 19.l0.
  A30000067B: Nägele, Laura / Ehmann, Sandra, Alephino: Ausleihen auf Ehmann, Sandra A30000067B. -> am 26.10. Datensätze separiert und Fr. Nägele auf alte Ausweisnummer gesetzt, Fr. Bastian bittet Nutzerinnen, mit den neuen Ausweisen zur Erfassung der Nummern in der Bibliothek vorbeizukommen. - Da Fr. Ehmann dringend auf ihr Konto zugreifen muss, wurde die neue Nummer für sie vorläufig eingetragen
  A30000011B: Sarah Brückner, Jennifer Dürr (geb. 1998, noch nicht in Alephino, da alte Datensätze vh.) -> am 26.10 beide Datensätze auf alte Ausweisnummern gesetzt, Fr. Bastian bittet Nutzerinnen, mit den neuen Ausweisen zur Erfassung der Nummern in der Bibliothek vorbeizukommen
• Ausweisnummer in Alephino stimmt mit Nummer, die auf dem Ausweis steht, nicht überein - Doppelte Nummernvergabe in HIS
  -> Die Nummer, die auf dem Ausweis steht ist korrekt. In HIS werden die Nummern händisch eingetragen, dabei kann es zu Tippfehlern kommen.
  

2. Fehlgeschlagener Import aus HIS

• Ein Import der Nutzerdaten aus HIS nach Alephino war fehlgeschlagen.
  Da die Bibliothek keine Informationen erhält, ob an einem Tag X Chipkarten in HIS angelegt wurden, kann am Tag X+1 der Import nicht überprüft werden.
  Ideal wäre hier eine tägliche Liste, für welche Ausweisnummern Chipkarten in HIS angelegt werden. Sehr hilfreich, wenn wir die Anzahl dieser Chipkarten kennen würden. Unerlässlich, dass die Bibliothek erfährt, ob Chipkarten angelegt wurden oder nicht.

3. Löschung der exmatrikulierten Studierenden von Hand ausgeführt

• Für die Löschung der exmatrikulierten Studierenden aus Alephino wurde ein Skript beauftragt und erstellt. Im Sommersemester wurde der automatisierte Löschlauf erstmals erfolgreich getestet.
  Einen Monat nach Semesterbeginn soll aus HIS eine Liste der exmatrikulierten Stud. erzeugt, die in Alephino verarbeitet wird. So wird sichergestellt, dass Studierende, die kurz sich nach der Exmatrikulation in einen neuen Studiengang an der EH einschreiben, nicht aus dem System gelöscht werden.
  Da jetzt einzelne Löschungen von Hand vorgenommen wurden, kann nicht mehr festgestellt werden, ob tatsächlich Nutzerdaten aus Alephino verschwunden sind.