Themen für die große Dienstbesprechung:
- Wer stellt E-Mails in Doxis ein?
Vorschlag: Absender, bei Mails von außen der erst genannte bei den Adressen
- Sollen W-LAN-Tickets eingescannt werden? Falls ja, welche Aktenstruktur wäre sinnvoll?
Ja, Aktenstruktur muss noch besprochen werden
- Doxis am Scanner muss regelmäßig geschlossen werden, da Timeout von 4 Stunden eingestellt.
Timeout wurde inzwischen auf 10 Stunden eingestellt
- Generell Scan-PC, wer schaltet am Abend aus?
Herr Philipps kümmert sich, dass der Rechner automatisch um 7 Uhr morgens hochfährt und um 19 Uhr automatisch runterfährt
- Wohin sollen die Altdaten aus dem gemeinsamen Ordner Archiv/Bibliothek (z.B. Öffentlichkeitsarbeit) übernommen werden?
Öffentlichkeitsarbeit wird in 93.16 abgelegt
- Neu im DMS: Vorgänge sind teilweise inzwischen auch von anderen Abteilungen befüllt, bspw. von der Registratur. Offensichtlich können Berechtigungen zwischen den einzelnen Abteilungen hergestellt werden. Zusammenarbeiten müssen bei Herrn Schiffbauer beantragt werden, Herr Kienzle schaltet sie dann frei.
Frage: wer ist federführend, was hat das für eine Bedeutung und wo wird die Federführung dokumentiert? sollte am Dienstag in der großen Dienstbesprechung besprochen werden. (übernommen aus dem Protokoll der Dienstbesprechung der Bibliothek vom 18.6.2015/Lütjen)
- DMS: Umgang mit Vorgängen aus dem Haus und Berechtigungen: Vorgänge werden im Aktenplan der Abteilung abgelegt, die zuerst was damit macht. Frage: muss man in der Praxis bei Vorgängen, die mehrere Abteilungen im Haus bearbeiten, immer erst suchen, ob man für einen Vorgang einer anderen Abteilung berechtigt ist und dort ablegen kann? Klärung mit Dr. Haag (übernommen aus dem Protokoll der Dienstbesprechung der Bibliothek vom 18.6.2015/Lütjen)
- Die Volltextsuche in den übernommenen Dokumenten (Altdaten) funktioniert nicht (Stand 22.6., Krei)
sollte nun funktionieren
- Die "oder-Suche" wurde in eine "und-Suche" umgewandelt
Aber: es wird die genaue Phrase gesucht. Sollten zwei Wörter kombiniert werden, bei denen die Reihenfolge nicht klar ist, muss weiterhin mit "&" kombiniert werden
- Verschicken eines Links aus Doxis:
Dadurch können einzelne Personen, die auf die Akte nicht berechtigt sind, Dokumente lesen.
Die Fußnote muss noch angepasst werden, da die Anfahrtsbeschreibung für Möhringen nicht stimmt
