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Themen für die große Dienstbesprechung: DMS-Archiv-Bibliothek

Verknüpfungen zu Doxis: iECM-Links

Fragen an Herrn Philipps:

Nicht beantwortet

Beim Aufräumen der Altdatenhalde werden Dokumente völlig falsch abgelegt, falsche Vorgänge wurden ausgewählt und obwohl nur ein Dokument abgelegt werden sollte, wurde die ganze nicht-markierte Spalte falsch abgelegt. Beim Umregistrieren traten ähnliche Fehler auf. (Fritz/Kreitmann)
Vorgänge können nicht gelöscht werden (Beispiel 93.14-09-06-VO/5.4 ="Anbringung von Schutzumschlägen an Alten Drucken der LKZB" (Gru)
Wenn man zum ersten Mal in einem Vorgang bei einem Dokument eine Abschrift anlegt, ist das Feld "Vorgang" entweder leer oder schlimmer - es befindet sich dort der Vorgang, in dem man vorher etwas abgelegt hat. Bleibt das so??? (Krei)
Suche in DOXiS: Die implizierte Platzhaltersuche ist unterschiedlich definiert, je nachdem ob man sich im Feld "Suchbegriff" oder "Suche" befindet - warum?
Die Phrasensuche ist keine wirkliche Phrasensuche, da sie immer mit einer Platzhaltersuche am Ende verknüpft ist. Normal wäre z.B. durch Setzen von Anführungszeichen, dass ausschließlich der gesuchte String gefunden wird - Standard z.B. bei Google
Warum sind die Boolschen Operatoren in der Inhaltssuche "normal" (AND, OR, NOT), in der anderen Suche aber durch Zeichen (|, &) dargestellt?
In der Inhaltssuche gibt es soweit ich sehe gar keine Phrasensuche! Genau hier zur Suche nach Inhalten von Protokollen z.B. wäre dies absolut notwendig!
Ein Suchergebnis kann nicht nachträglich verfeinert werden.
Sucheinstellungen wie z.B. die Vorauswahl des Aktenplanbereichs sollten speicherbar sein!
Anlegen eines neuen Dokuments in DOXiS - falls die Meldung kommt "fehlende Repräsentanz", weiß DOXiS nicht, ob es sich um ein Word-, Excel- oder sonstiges Dokument handelt. Dazu muss erst einmal das richtigen Kapitel in der Hilfe gefunden werden. Man sollte also immer über "neues Dokument" und dann "neu aus Vorlage - leer - Word usw." gehen. (Krei)
Ist das automatische Herunterfahren der beiden Scan-PC's eingerichtet?
Vorgänge werden von der Registratur geschlossen. Dies passiert automatisch beim "späten Scannen" - Herr Kienzle kümmert sich um eine Lösung.

In Bearbeitung

Absturz/Einfrieren beim Versuch (Viewer) .txt Datei anzuzeigen. Tritt z.Zt. 30.7. nicht mehr auf. (Krei)

könnte evtl. am Rechner von Frau Kreitmann liegen....Datenmenge in dem Fall evtl. zu groß.

Generell: Probleme beim Öffnen von Excel-Dateien (Krei) Hier hat Herr Drotleff schon mehrmals temp.Datein gelöscht, dann funktionierte es eine Weile. Jetzt ist herausgekommen, dass DOXiS ein Problem hat, wenn in Excel z.B. eine automatische Datumsaktualisierung hinterlegt ist. Ist diese gelöscht, geht das Öffnen reibungslos.
Seriendruck aus Word: bei der Auswahl der Adressen greift Word nicht auf DOXIS zu (Fr)

ist in IT bekannt, Lösung soll kommen.

In den Altdaten (z.B. Protokolle) ist keine Volltextsuche möglich. Auch nach der Umwandlung in "Schriftwechsel Allgemein" nicht und auch nicht, wenn man den Status von "erledigt" auf "in Bearbeitung" ändert! Nur neu angelegte und gespeicherte Word-/pdf-Dokumente lassen sich durchsuchen (Krei) Ist teilweise gelöst aber immer noch unsicher.

Volltextsuche soll verbessert werden, auch in Altdaten.

Ist daran gedacht, auch eine Volltextsuche für eingescannte Dokumente einzurichten? (Krei)

Ja...soll eingerichtet werden. Ist teilweise möglich, wenn der Container, in dem das Dokument liegt, geschlossen ist. Kann und soll so nicht bleiben ... es wird daran gearbeitet.

Warum sieht man in manchen Vorgängen die Dokumente, oder nur Teile von Dokumenten, in anderen gar nichts, wenn man über "Suche nach Akten und Dokumenten" recherchiert? (Fr)

Problem ist weitergeleitet, Herr Philipps erkundigt sich. Sollte erledigt sein.

Schwierigkeiten beim Abspeichern von Word-Dokumenten mit Makros (Krei) Wurde von Herrn Drotleff vorübergehend gelöst, in dem das Addin von Word gelöscht wurde, das die Speicherung direkt in DOXiS ermöglichen soll. Ist auch nicht so gedacht, denn man soll eigentlich ein selbst erstelltes Dokument gleich in DOXiS speichern können. Bis der Fehler beseitigt ist, ist dies aber eine akzeptable Lösung.

Beantwortet

Nutzung der Kassenanweisungen aus "neu aus Vorlage" ist unbefriedigend. Da ein Barcode erzeugt wird, wird aus der einseitigen Vorlage beim Abspeichern ein zweiseitiges Dokument. Notlösung - jeweils nur ein Blatt ausdrucken. Aber dann ist es nicht mehr die Original-Vorlage und die Kasse könnte dies zurückweisen. (Krei) Sollte nach Neustart von DOXiS klappen.
html-formatierte emails werden ohne die Formatierung in DOXiS übernommen, Informationen können dadurch verloren gehen. Beispiel: epd-Wochenspiegel, der entscheidende link fehlt in DOXiS. (Rö/We/sd)

Die Formatierung ist da, der Viewer kann sie aber nicht anzeigen. Das Dokument muß mit Outlook geöffnet werden.

Bei der Suche werden auch Wortfragmente gefunden, z.B. bei Theke alles mit Bibliotheke/n, lassen sich die Voreinstellungen ändern? (We)

Haken bei "Implizite Platzhaltersuche" entfernen.

Gibt es eine Liste von Suchhilfen, z.B. dass zusammenhängende Begriffe mit "&" dazwischen gesucht werden müssen?, Platzhalter usw.? Jede/r sucht bisher einzeln die Hilfe durch oder man denkt, es geht nicht (We)

Im Handbuch nun ergänzt.

Fehlermeldung "Die Favoriten sind durch eine andere DOXiS4 winCube Instanz gesperrt" nach Neustart von DOXiS

Lösung (Hr. Drotleff): "überprüfen Sie bitte, ob Sie in Outlook, Word oder Excel (je nach dem aus welcher Anwendung Sie über das Addin Dokumente abgelegt haben) eine offene Doxis Sitzung haben und schließen Sie diese. Starten Sie danach Doxis neu. Die Meldung sollte jetzt nicht mehr kommen." In Outlook: email öffnen, dort Registerkarte Archiv, ganz rechts unter "Ablage in DOXiS" auf nach unten weisendes Dreieck, dort "Archivverbindung schließen" (sd)

Wenn in der Anzahl der Dokumente eine höhere Zahl steht, anstatt der wirklichen Dokumente, an was liegt das? Bsp. Tausch, oder Nachlässe (Fr)

Das könnte daran liegen, dass Herr Kienzle noch nicht endgültig gelöscht hat. Aussage Drotleff: für jedes umregistrierte Dokument wird ein Fehlblatt erstellt - dieses bleibt sozusagen immer als Dokument bestehen, die Anzahl wird nicht korrigiert

Vorgänge wie "Karteikasten_neu" sind weder über die Volltextsuche noch über Tricks zu suchen

Der Fehler wurde weitergemeldet, Herr Philipps kümmert sich. Ergebnis: Häkchen für Zeitraum rausnehmen

Bei Versand eines via DOXiS erstellten Word-Dokumentes als Word-Dokument trägt das Dokument in der email den Namen "Word_Leer.docx", der Betreff aus DOXiS wird nicht, wie es beim Versand als pdf-Dokument geschieht, als Dokumentenname übernommen. (sd)

DOXiS wurde von Hrn. Philipps um Lösung gebeten. (sd)

Kann man für Dokumente aus Doxis Verknüpfungen auf den Desktop legen? (ste)

Ja, mit rechter Maustaste. Dokument in der Liste der Dokumente auswählen und mit Strg+C kopieren. Dann auf den Desktop gehen.

Kann ich Dateien, die in Doxis abgelegt sind in Filezilla laden? (ste)

Nach Lösung wird gesucht - vorerst Zwischenablage aufs Desktop

Aldatenhalde - die Dokumente bekommen den Status "erledigt" und können nicht mehr verändert/gelöscht werden? Sehr negativ! (Krei)

soll evtl. durch ein Skript geändert werden für alle Altdaten - ist an Hr. Philipps weitergeleitet Antwort DMS: Altdaten lassen sich nicht ändern oder löschen. Der Dokumententyp kann/soll geändert werden, dann lassen sich die Dokumete bearbeiten.

Vorgangsdeckblatt nach dem Scan ausdrucken - Nachteile? (Krei)

kein Problem!

Fehlermeldungen regelmäßig, aber Speichern klappt trotzdem (Krei, Fr)

Fehler weitergeleitet und behoben.

Programm stürzt 2-3 mal täglich ab (Krei)

Fehler weitergeleitet und z.Tl. gelöst. 'Jetzt treten vermehrt Fehlermeldungen wg. Zeitüberschreitung bei der Suche auf. Keine Rückmeldung ... Server ausgelastet ...' (Krei)

Doxis-Favoriten nur am eigenen Rechner verfügbar (sd)

Lt. Herrn Philipps sind die Favoriten nur im OKR auf dem Server abgelegt (und dort dann auf allen Rechnern verfügbar), in Birkach und in Möhringen werden sie lokal gespeichert. Nächste Woche wird nach einer Zwischenlösung gesucht, wie z.B. Funktion für Export und Import der Favoriten. In 2 Monaten kommt eine neue DOXiS-Version, Herr Philipps hofft auf eine Verbesserung in dieser Version. (12.06., sd)

Dokumente an denen weiter gearbeitet wird (Kassenbuch_Barkasse, Tagesstatistik usw.) liegen bis auf Weiteres auf H: (Krei)

Lösung: Abschrift erstellen, aber Button fehlt teilweise. Weitere Lösung: Möglichkeit einer Vorlage wie "Briefkopf" kann erstellt werden. Frau Kreitmann kümmert sich Button sollte nun bei allen vorhanden sein und "Abschrift" erstellen klappt. (Krei). Vorlagen sind jetzt auch in DOXiS(Krei)

Barcodes: Dokumente, die aus Doxis erzeugt werden, haben automatisch einen Barcode. Was passiert mit Dokumenten, die aus Word gestartet werden und gespeichert werden? Welche Dokumente benötigen einen Barcode? (Fr)

Am besten alle Dokumente aus Doxis öffnen, dann ist immer ein Barcode vorhanden

Vorgang "Logo": keine Umbennung möglich, es erscheint kein "Exklusiv"; wie sollen die gesamten Dateien verschoben werden?

Lag an Status "erledigt!". Bei solchen Fällen immer den Status des Vorgangs ändern

Altdaten: einzelne Dokumente sind zwar löschbar, verschwinden dann aber nicht endgültig, sodass Teilakte o.ä. nicht auf gelöscht gesetzt werden kann - Beipiel Logos (Fr)

Vorgang auf "bearbeiten" setzen

Problem Altdaten Fr.: Rechnungen lassen sich nicht mehr verschieben, System macht gar nix - offensichtlich einige Rechnungen kopiert, aber System zeigt keine Löschung der Altdaten (Fr)

Antwort DMS - Daten waren bereits logisch gelöscht. Sie sind jetzt nicht mehr sichtbar. Falls weiterhin Dubletten angelegt werden oder Altdaten sich nicht löschen lassen, bitte an Herrn Philipps melden. Problematik weitergeleitet, Dublettenprüfung hat nicht stattgefunden

Scan-Fehlermeldungen:

am Scan-PC für DOXiS gibt es immer wieder Probleme und es kommt zu Fehlermeldungen. Herr Derek konnte vom Urlaub aus weiterhelfen. DOXiS hat einen Timeout nach 4 Stunden, wenn darin nicht gearbeitet wurde. Der Timout selbst wird nicht als Fehler angezeigt, aber am Scanner kann beispielsweise zwar gescannt, aber nicht gespeichert werden. Deshalb sollten wir am Scan-PC das Programm nach Gebrauch schließen.

Skizzen können nicht umbenannt werden

Funktion wird eingefügt werden (sd)

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Besprechung im Team

Zeitschrifteninhaltsdienst:

Wie gehen wir mit der Vorlage "zsinfo" um, die wöchentlich bearbeitet wird? (ste)
Ablage auf H: bis der Upload in den GBK aus Doxis möglich ist.

W-Lan-Tickets:

müssen die gescannt werden und wenn ja, wie legen wir sie ab? (Fr)

Frau Kreitmann scannt und legt ab.

Anmeldeformular:

müssen die gescannt werden und wenn ja, wie legen wir sie ab? (Gru)

'Nein, die Formulare werden regelmäßig geschreddert' (Krei)

E-Mails:

Sollen Mails noch im Öffentlichen Ordner bzw. bei den Favoriten abgelegt werden (z.B. epd)? - E-Mail-Posteingang gehört zu den Öffentlichen Ordnern ... (Ma)

Problem ist in IT bekannt, nach Lösung wird gesucht.' E-Mails gehen weiterhin hier ein und werden nur dort abgelegt. epd wird maximal 1/2 Jahr gespeichert.'