Bibliothek Wiki | Bibliothek / Ausleihe

Auskunftsdienst: Ausleihskript

Tägliche Arbeiten im Service-Modul

1. Ablauf der Ausleihfrist, Fälligkeiten, Mahnungen

Fälligkeitsbenachrichtigungen erzeugen und versenden (nur an Öffnungstagen):
Fälligkeitsbenachrichtigungen über das Service-Modul erzeugen und Mailversand über den Task-Manager anstoßen (Drucken).
Limit der ausgehenden Mails liegt bei 30, dann muss eine Fehlermeldung bestätigt werden, damit weitere Mails rausgehen

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Mahnlauf (nur an Öffnungstagen): Mahnungen erzeugen und vesenden
Mahnlauf über das Service-Modul starten und Ausdruck der Briefe (remind...L) sowie Mailversand (remind...M) über den Task-Manager anstoßen (Drucken).
L-Datei: nicht am Auskunftsplatz, da sich sonst die Drucker verstellen
M-Datei: für den Versand von E-Mails, dies bitte vom Auskunftsplatz aus machen

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Schuldekanatsbibliotheken Montag bis Donnerstag, außerhalb der Schulferien:
- entsprechende Zweigstelle (DEFS, DELB) unter "Verwaltung" -> "Zweigstelle wählen" auswählen
- Zweigstelle bei Fälligkeitserinnerung und Mahnlauf eintragen, alle anderen Einstellungen wie LKZB
- Zweigstelle "LKZB" unter "Verwaltung" -> "Zweigstelle wählen" auswählen

2. Aktualisierung der Vormerkungen und Bereitstellungen

Löschen abgelaufener Vormerkungen und Bereitstellungen (Heimatzweigstelle des Nutzers): Mailversand an die Nutzer

Vormerkungen: Bereitstellungen:
"Liste offener Vormerkungen" für den Abholorts LKZB nachmittags im Service-Modul erzeugen und über den Task-Manager ausdrucken:
Die Medien werden am Folgetagdaus dem Vormerkregal entfernt.

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Vormerkliste erzeugen und über den Taskmanager ausdrucken:
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Bearbeitung der Bestellungen auf den eigenen Bestand

über die Listen der Vormerkungen und Bestellungen - Ausgabeort beachten
1. Medien entsprechend der Listen ausheben
2. In der Ausleihe das Exemplar über den Barcode einlesen, um den Ausgabeort zu erhalten
3. Ausgabeort PV oder OKRB: Medien direkt verbuchen, sonst weiter mit 4.
4. Auf "Vormerkungen" klicken, „Bereitstellung“ anklicken, damit die Bereitstellung-Benachrichtigung an den Nutzer (automatisch per E-Mail), der Laufzettel "Vormerkung" für die Bibliothek und ggf. der Transportbeleg erzeugt werden. Im OPAC und in der Liste offener Vormerkungen wird das Medium jetzt als "bereitgestellt" angezeigt.
*Fall 1. Bestellung wird vor Ort abgeholt: Transportstatus auf "R" setzen und Medium mit Laufzettel "Vormerkung" ins Regal stellen
*Fall 2. Transport in andere Zweigstelle: Transportstatus auf "S" setzen und Medium mit Laufzettel "Vormerkung" und dem Transportbeleg zusammen an die nehmende Zweigstelle schicken.
Nutzer Bibliothek, Hermes zurückgestellt
Bereitstellung löschen, wenn der Titel in Hermes bearbeitet wird.
Nutzer Interim
Vormerkung löschen und Nutzer per Mail benachrichtigen, dass das Medium langfristig nicht verfügbar ist

Bearbeitung eingegangener Medien aus anderen Zweigstellen:

In der Ausleihe das Exemplar über den Barcode einlesen
1. Bestellungen
*Auf "Vormerkungen" klicken und den Transportstatus auf "R" setzen
*Medium ins Bereitstellungsregal
2. auf Transport verbuchte Rückgaben
*zurückbuchen
*Aufräumwagen

Rückgaben für andere Zweigstellen

1. zurückbuchen
2. auf Transport verbuchen
3. in die Birkach-Kiste bzw. an EHLB schicken

Bestellungen in Alephino eintragen:

(für alle Bestellungen, die nicht über den OPAC ins System kommen)

zwischen den Zweigstellen: Die Bestellungen sollen nur noch über das System aufgegeben werden.
1. Benutzer aufrufen
2. in der Ausleihe über "Benutzeraufträge" -> "Vormerkungen" -> "Vormerkung anlegen" Benutzer und Exemplar eingeben
3. Registerkarte "Vormerkungsdaten": Abholort eintragen, Registerkarte "Exemplarfilter-Daten": Haken bei "Nur ausgewähltes Exemplar" setzen
4. Registerkarte "Exemplarfilter" im Benutzersatz unter der Vormerkung aufrufen und gebende Zweigstelle eintragen
Bestellungen auf den Bestand der EHLB werden automatisch als Vormerkungen angelegt, auch wenn die Exemplare nicht entliehen sind -> Status auf "S" (Magazin-Bestellung) ändern.
Nutzer, die noch telefonisch oder per Mail bestellen: auf die Möglichkeit der Bestellung über den OPAC hinweisen und die Bestellung über das System aufgeben
1. Benutzer aufrufen
2. in der Ausleihe über "Benutzeraufträge" -> "Vormerkungen" -> "Vormerkung anlegen" Benutzer und Exemplar eingeben
3. Registerkarte "Vormerkungsdaten": Abholort eintragen, Registerkarte "Exemplarfilter-Daten": Haken bei "Nur ausgewähltes Exemplar" setzen
4. Registerkarte "Exemplarfilter" im Benutzersatz unter der Vormerkung aufrufen und gebende Zweigstelle eintragen

Sonderfall OKR

Für Medien, die vom OKR nach Möhringen geschickt werden, kann kein Transportbeleg erzeugt werden, das es sich um dieselbe Zweigstelle handelt. Laufzettel für die Bibliothek "Vormerkung" verwenden
Für Ausnahmebenutzer (nicht Mitarbeiter aus dem OKR), die im OKR abholen, muss das Buch bereits in Möhringen verbucht werden. Da dieser Fall nicht mehr vorgesehen ist, müssen die Nutzer die dadurch verkürzte Leihfrist akzeptieren.
Auch Medien aus dem OKR sollen über Alephino angefordert werden, damit man weiß, wo sich das Buch befindet.
Alle Medien aus dem OKR für die Fernleihe und für Hermes werden auf "Transport" verbucht. Fr. Rapp!!

Bestellungen allgemein

Screenshots unter Bestellungen
Liste der Vormerkungen und Bereitstellungen

Bestellungen über Alephino nur auf Exemplare der Zweigstellen BIRK, EHLB und LKZB anlegen.
Medien aus dem Medienladen, Bad Boll, Kirchenmusik, und Stift Tübingen (geht über Fernleihe ohne Gebühren) werden von EHLB und BIRK direkt per Mail bestellt
Vormerkungen auf Medien im Geschäftsgang: für Exemplare der LKZB bitte nicht anlegen
Für die Nutzergruppen 01 - 20 Vormerkungen und Bestellungen auf Lehrbücher:
Magazinbestellungen auf Bücher der EHLB über den OPAC sind nicht möglich. Diese können nur über den Client bestellt werden.
Wenn mehrere Exemplare vorhanden sind, in der EHLB anfragen und ggf. über den Client bestellen, wenn nur ein Lehrbuch vorhanden ist, bitte nicht in der EHLB anfragen.
Magazinbestellungen aus anderen Zweigstellen, die ein Benutzer nicht mehr benötigt:
Benutzer darauf hinweisen, dass Mails kommen, die er ignoriern kann.
Buch hat eine Magazinbestellung, diese kann gelöscht werden.
Buch ist bereitgestellt. Eintrag ins Notizfeld "Buch wird nicht mehr benötigt".
Ggf. Kolleginnen in der gebenden Bibliothek telefonisch benachrichtigen. Falls das Buch noch nicht verschickt ist, kann es zurückgebucht werden.
Zeitraum der Bereitstellungen für LKZB- bzw. BIRK-Bücher in der EHLB per Hand hochsetzen, wenn Medien lange auf dem Postweg waren
Ausgabeort nachträglich ändern:
im Nachhinein zwar möglich, aber für die Löschung abgelaufener Bereitstellungen greift das System nicht die Änderung
Vorgehensweise: Bereitstellung zuerst löschen und dann neu vormerken und bereitstellen mit richtigem Ausgabeort
Vereinheitlichen von Bearbeiternotizen auf der Vormerkliste
jeden Vermerk mit Kürzel versehen, jede Bibliothek bearbeitet nur Vormerkungen auf den eigenen Bestand
nur zweigstelleninterne Bemerkungen mit Namenskürzel: Achtung Nutzer liest mit!

Verbuchung und Transport

Bücher werden in der nehmenden Bibliothek verbucht, Transportbeleg wird in der gebenden Bibliothek erstellt. Bücher nach Ablauf des Bereitstellungsdatums wieder an den Standort zurückstellen, da sie dann im System als "verfügbar" angezeigt werden.
Rückbuchung erfolgt direkt, wenn der Nutzer das Buch zurückgibt. Dann Verbuchung auf Benutzer "Transport", auf den alle zurückgebuchten Titel ausgeliehen werden, solange sie unterwegs sind.
Bücher, die direkt an die Studierenden der EHLB geschickt werden müssen verbucht werden. Bitte nicht mit Transportbeleg direkt an Benutzer schicken.

Verlängerungen

"Alle verlängern": alle Medien, die keine Beschränkungen haben, werden durch "Alle verlängern" automatisch ohne Rückmeldung verlängert. Ist eine Verlängerung nicht mehr möglich (vorgemerkt, ...), so erscheint eine Fehlermeldung pro Medium. Diese kann ignoriert werden (Medium wird verlängert) oder abgebrochen (Medium wird nicht verlängert).
Screenshots: Verlängerungen

Hinweise

Um das Ausleihmodul richtig nutzen zu können, muss jeder Mitarbeiter unter seiner eigenen Zweigstelle angemeldet sein. Bisher erfolgte die Anmeldung am Client einmalig mit der Kennung SYS.

neue Kennungen: Zentralbibliothek: LKZB, Birkach: BIRK, Ludwigsburg: EHLB
Im Client befindet sich unten rechts ein Schlüssel-Symbol. Mit der rechten Maustaste anklicken -> "Einloggen als anderer Benutzer" -> Die Kennung und das gleich lautende Passwort eingeben -> o.k.
In den Stammdaten eines Benutzers ist die Standardbibliothek festgelegt. Nur diese Bibliothek kann Zweigstellenrechte (für weitere Zweigstellen) für den Nutzer neu vergeben bzw. ändern. Im Service-Module wurden die Berechtigungen so eingestellt, dass von jeder Zweigstelle für jede Zweigstelle Nutzerrechte vergeben werden können.
Einstellungen Ausleihoptionen
Einstellungen Druck-Dämon: nur "Titel" und "sdiresult"
Wichtig ist, dass ungültige Vormerkungen und Bereitstellungen über die Web-Services für alle Zweigstellen mit Ausleihe regelmäßig gelöscht werden. Sonst erscheint die abgelaufene Vormerkung/Bereitstellung noch auf der Liste offener Vormerkungen, nicht aber im Benutzerkonto.
Vormerkliste über Batch-Dienste erzeugen, in der Spalte Zwst. steht die Heimatzweigstelle des Nutzers, nicht der Ausgabeort
Gebühren anderer Zweigstellen
Geld bleibt bei der Zweigstelle, die es in bar einnimmt. Nutzer auf Gebühren und Möglichkeit der Barzahlung hinweisen.
Fristzetteldrucker LKZB:
Der Fristzetteldrucker muss beim Hochfahren des PCs als Standarddrucker eingestellt sein. Wenn der Ausdruck nicht richtig erscheint, Fristzetteldrucker als Standarddrucker einstellen, PC runter- und wieder hochfahren.
Kontoauszug, Nutzerausweis in Textverarbeitung:
Die Übernahme nach Word funktioniert nur an PCs, auf denen dies eingerichtet wurde, sonst kommt eine Fehlermeldung. Die Einstellungen werden bei jedem Update zurückgesetzt. Wer die Funktion benötigt, kann sich bei Herrn Bast melden.
falsche Fristen:
In den Webservices liegt das Verlängerungslimit bei 2. Ab der dritten Verlängerung hat die eingestellte Frist von 28 Tagen daher keine Wirkung mehr. Das System verlängert automatisch um 14 Tage.
Beträgt die Leihfrist 42 statt 28 Tage, wurde beim entsprechenden Benutzer für mindestens eine Zweigstelle die Nutzergruppe 13 eingetragen.

Benutzer

Feldbelegung der Nutzerdaten
Die Zweigstellenberechtigung wird für eine Zweigstelle vergeben, die Berechtigungen für die beiden anderen Zweigstellen werden über Nacht durch ein Skript ergänzt.
Ausweisverlängerungen müssen immer für alle drei Zweigstellen durchgeführt werden.
Dublettenmeldung beim Anlegen neuer Nutzer erscheint dann, wenn Name und Geburtsdatum übereinstimmen
Fehlermeldungen sind teilweise fehlerhaft, wenn Zweigstellenberechtigung fehlt kommt als Fehlermeldung "Ausweis abgelaufen".
bitte Zweigstellenberechtigung vergeben
Wird eine Zweigstelle nicht angezeigt, so muss man sich unter dem Nutzer der betroffenen Zweigstelle anmelden, um die Berechtigung vergeben zu können.
Jeder Nutzer wird nur einmal angelegt, entweder mit einem A-Ausweis oder mit einem B-Ausweis.
Wenn ein Nutzer der Gruppen 12 - 15 gleichzeitig Studierender oder Dozent an der EHLB ist, muss er sich für einen Ausweis entscheiden. Er kann aber über eine zusätzliche Berechtigung, die in Alephino eingetragen wird, mit diesem Ausweis auf die E-Ressourcen beider Bibliotheken zugreifen.
Alle doppelten Nutzerdaten wurden bereinigt.
Bei Benutzern von EHLB, die nur A-Ausweise haben, die Ausweisgültigkeit für LKZB u. BIRK auch auf 2099 stellen!
Bei der Zusammenspielung der Nutzer wurden teilweise Adressen doppelt übernommen, teilweise auch mit anderer E-Mail.
doppelte Adresse löschen, bei unterschiedlichen Adressen nachfragen
Adressprüfung über Kontaktaufnahme, falls nicht möglich Sperrung mit Sperrgrund "Adressprüfung"
Gruppe 02 wird künftig nicht mehr belegt, Vikare kommen in Gruppe 15
Kommentare bei Benutzern im Feld "Name", Bsp. Ester Cello (Geburtsname)
Der Nutzerstatus muss in allen Zweigstellenberechtigungen derselbe sein, sonst widersprechen sich die Berechtigungen
Adressänderungen über den OPAC:
Fr. Benk erzeugt wöchentliche eine Liste dieser Änderungen für alle Ausleihbibliotheken:
Exemplare/Ausleihe -> Benutzer -> Benutzerliste -> „nicht quittierte Adressänderungen“ anhaken

Benutzergruppen

s. Nutzerdaten